กุมภาพันธ์ 27, 2020

5 เทคนิคการสื่อสารสำหรับองค์กรยุคใหม่

เมื่อโลกยุคดิสรัปชั่น ทำให้องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวอย่างรวดเร็ว แต่การปรับเปลี่ยนนั้นจะเกิดขึ้นได้ยากหรืออาจจะสะดุดได้ หากกระบวนการสื่อสารภายในองค์กรไม่มีประสิทธิภาพ และรวดเร็วทันการ

หัวใจสำคัญคือการสื่อสารทั่วทั้งองค์กร ให้ไม่สะดุดอยู่ที่ 1-2 ระดับลงไปหรือถัดขึ้นมาเท่านั้น และที่สำคัญคือการสื่อสารสองทาง ที่ทำให้แน่ใจได้ว่ากลยุทธ์องค์กรถูกสื่อสารไปยังทุกระดับ ไม่ว่าจะเป็นตั้งแต่ผู้จัดการ หรือพนักงานปฏิบัติการที่อยู่หน้างานหรืออยู่กับลูกค้าจริง หรือเสียงจากลูกค้าเอง ก็จะต้องถูกสื่อสารขึ้นมาถึงระดับผู้บริหารจริงๆ

อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันมีวิธีการต่างๆ มากมายที่จะทำให้การสื่อสารในองค์กรสนุกและไม่น่าเบื่อ SEAC ได้รวบรวม 5 เทคนิคที่พวกเราอาจจะเอาไปลองใช้กัน เพื่อให้ความร่วมมือต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในองค์กรสามารถเดินไปได้อย่างคล่องตัวดังนี้

 

1.สร้างช่องทางการสื่อสารแบบใหม่ๆ ภายในองค์กร

หลายองค์กรชั้นนำในประเทศ ได้นำระบบมาปรับใช้กับการสื่อสารภายในองค์กร ทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานได้เปิดอ่านข้อความหรือไม่ รวมทั้งยังสามารถแสดงเนื้อหาในรูปแบบต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลได้ดีกว่าการประกาศแบบเดิมๆ ใส่ความคิดสร้างสรรค์เข้าไป เพื่อให้พนักงานสนใจและแสดงความคิดเห็นกลับมา อาทิเช่น  การทำเป็น infographic, วิดีโอสั้นๆ, การสร้างตัวการ์ตูนและคาร์แรคเตอร์สนุกๆ ส่งเป็นเกมให้ตอบคำถาม

 

2.สายด่วนถึงผู้บริหาร

ใช้การสื่อสารภายในเป็นช่องทางการพูดคุยระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร โดยสามารถเลือกที่จะปิดหรือเปิดเผยตัวตนได้ เพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กร ยิ่งถ้ามีการสื่อสารด้วยกันทั้งสองทาง ยิ่งเปิดโอกาสให้ทีมงานระดับปฏิบัติงานได้สื่อสารกลับมา โดยสารที่ส่งกลับไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องการทำงานเพียงอย่างเดียว เรื่องเล็กๆ น้อยๆ อย่าง เก้าอี้ไม่ดี แอร์ไม่เย็น ไปจนถึงปริมาณงานที่เยอะเกินไปหรือได้รับมอบหมายงานที่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบ ถ้าบริษัทสามารถทำเรื่องเหล่านี้ได้จะช่วยทำให้ขวัญ กำลังใจ และประสิทธิภาพการทำงานทุกส่วนเพิ่มขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

 

3.First-Hand Day

การให้ผู้บริหารได้ลองไปทำงาน

ในแผนกต่างๆ ถือเป็น

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและทรงพลังที่สุด ทำให้ผู้บริหารเข้าใจปัญหาหน้างานที่คนทำงานในระดับต่างๆ ต้องเผชิญว่าคืออะไร บางครั้งปัญหาที่เกิดอาจจะเกินกว่าอำนาจการตัดสินใจของคนในระดับนั้น ผู้บริหารก็อาจจะปรับอำนาจการทำงานหรือเงื่อนไขการทำงานเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพงานที่ดีและรวดเร็วยิ่งขึ้น

4.จัดประกวด

ลองจัดการประกวดโครงการที่เกี่ยวข้อง และสอดคล้องกับทิศทางที่องค์กรของเรากำลังไป ให้กับทุกๆหน่วยงานในองค์กร เพื่อค้นหาไอเดียใหม่ๆ แทนที่จะได้แต่ไอเดียเดิมๆ จากคนเดิมๆที่มีส่วนรับผิดชอบโดยตรงเท่านั้น ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จากหน่วยงานใหม่ๆ จะทำให้องค์กรสามารถพัฒนารูปแบบการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้

5.ประชุมก่อนเริ่มงานในทุกๆ เช้า

Morning Talk เหมือนกาแฟแก้วแรกที่อัดฉีดการทำงานและจัดระเบียบความสำคัญ ซึ่ง Morning Talk หรือ ประชุมก่อนเริ่มงานถือเป็นการสื่อสารที่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องเกิดจากซีอีโอเพียงอย่างเดียว แต่ควรเกิดขึ้นในทุกหน่วยงาน โดยบางองค์กรอาจตั้งหน่วยงานกลางเพื่อประสานกระจายข้อมูลทั้งไปและกลับ เพื่อช่วยให้หัวหน่วยงานหรือหัวหน้าสาขาต่างๆ ไม่หลุดจากนโยบายที่ตั้งเอาไว้ รวมทั้งประกาศหรือกฎระเบียบใหม่ๆ เพื่ออัพเดทการทำงาน เพื่อทบทวนในสิ่งที่ทีมงานกำลังทำและรายงานถึงปัญหาที่เกิดขึ้น

 

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงไอเดียที่เราสามารถเลือกหยิบไปปรับใช้กันได้ตามความเหมาะสมของแต่ละองค์กรและสถานการณ์ แต่ทั้งนี้ต้องหมั่นตรวจสอบช่องทางการสื่อสารที่เราใช้อย่างสม่ำเสมอว่ามีความนิยมมากน้อยแค่ไหน และยังสามารถช่วยให้เราทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหล มีความสุขในการทำงานร่วมกัน และได้ผลงานตามที่หวังไว้หรือไม่

 

 www.seasiacenter.com

www.yournextu.com